Het programma

Inhoud:

( klik voor vergroting)



Inleiding
(terug naar inhoud)

RoadNote is een administratief programma voor de kleinere transportondernemer dat de boekhoudkundige werkzaamheden zeer vereenvoudigd. RoadNote is géén ingewikkeld boekhoudpakket. U vult precies dezelfde informatie in zoals u gewend bent op uw ritstaat.  RoadNote berekent aan de hand van deze gegevens facturen, verreden kilometers, werktijden, uitgaven, enzovoorts.
RoadNote verzorgt vervolgens alle benodigde overzichten welke voor een moderne transportonderneming nodig zijn.
Niet alleen voor uzelf, maar ook voor uw boekhouder en opdrachtgever.

RoadNote verzorgt de rapportage van onder meer rit- en urenstaten, NIWO-enquête, fust administratie en andere gegevens welke voor een moderne transportonderneming nodig zijn.
RoadNote neemt natuurlijk ook de facturering voor zijn rekening. Ook verzorgt RoadNote alle overzichten welke nodig zijn voor de boekhouding. Zo worden alle posten teruggebracht tot één stelpost voor de boekhouder en bespaart u tijd voor de boekhouder. RoadNote werkt  met euro’s, maar verwerkt uiteraard ook alle andere valuta.

Factuurberekeningen vinden plaats aan de hand van verreden kilometers, uren en/of een vaste prijs. Ook extra kosten zoals ferry, tol, cleaning, etc. kunnen desgewenst automatisch in de facturen worden verwerkt. Hiermee wordt veel kostbare tijd bespaard. Factureren  met RoadNote is voortaan één druk op de knop.

Mede dankzij overzichtelijke vensters en duidelijke symbolen is RoadNote bijzonder toegankelijk, ook voor iemand die nog nooit met een computer heeft gewerkt. Alle gegevens kunt u tijdens de rit invoeren, zodat thuis geen vrije tijd meer verloren gaat. Op papier hoeft u niets meer bij te houden. Met RoadNote wordt de administratie leuk en eenvoudig!

 

 

Trip bijhouden
(terug naar inhoud)

RoadNote is ontworpen voor gebruik in de auto. Ritgegevens worden tijdens de rit ingevoerd, net zoals u op papier gewend was. Uiteraard kunt u de gegevens ook achteraf invoeren.

Aan de hand van de ingevoerde gegevens (laad- en losgegevens, klant en/of referentiegegevens, kosten die onderweg gemaakt worden, rustperiodes) berekent RoadNote in een oogwenk uw facturen. Ook kunt u gelijk kant-en-klare rapporten uitprinten voor bijvoorbeeld uw boekhouder.

De NIWO-enquête wordt op dezelfde makkelijke manier bepaald. Voor de NIWO-enquête zijn soms wat extra gegevens nodig. Heeft u in RoadNote van te voren aangegeven over welke periode u een enquête moet maken, dan bewaakt RoadNote dat u inderdaad alle gegevens ingevoerd heeft. Vergeten kan niet. De NIWO-diskette aanmaken is nu ook gewoon een druk op de knop.

RoadNote bespaart u daarom een hoop vrije tijd. Alleen tijdens de rit voert u gegevens in. Heeft u meerdere licenties, dan kunnen zelfs de gegevens van meerdere auto's worden samengevoegd.


 

 

Uitgaven
(terug naar inhoud)

Uitgaven die u onderweg doet kunt u makkelijk invoeren in het Uitgaven venster. U kunt uw uitgaven invoeren in verschillende valuta's. Tevens geeft u aan onder welke kostenpost deze uitgaven vallen.
Aan het einde van de week is per chauffeur een lijst van bonnetjes uit te draaien. Simpel uitdraaien, bonnetjes eraan nieten en klaar voor de boekhouder. Voor de boekhouder kunnen de uitgaven op grootboeknummer of bankboek worden afgedrukt.
Indien gewenst kunt u aangeven dat de uitgaven doorberekend moeten worden naar een klant. Deze uitgaven komen dan automatisch op de factuur.

 

 

Facturen
(terug naar inhoud)

De facturen worden gegenereerd aan de hand van alle ingevoerde ritgegevens, desnoods over verschillende auto's en ritten. Deze berekening vindt plaats op basis van verreden kilometers, uren en/of vaste prijs die bij het desbetreffende referentienummer zijn ingevoerd. Ingevoerde uitgaven zoals ferry, tol, cleaning etc. worden desgewenst automatisch in de facturen verwerkt. Achteraf handmatig aanpassen van de factuur is natuurlijk altijd mogelijk.

 

 

Rapporten afdrukken
(terug naar inhoud)

In RoadNote kunnen allerhande rapporten worden afgedrukt, bijvoorbeeld urenstaten, ritstaten, dieselverbruik (per auto of per chauffeur), diverse kostenoverzichten en uiteraard openstaande facturen, omzet per periode, etc. Bij elkaar meer dan 40 verschillende rapporten die u helpen bij uw bedrijfsvoering!
Bij alle rapporten zijn verschillende selecties mogelijk, bijvoorbeeld op periode, maar ook op auto, chauffeur, klant, etc.


Kosten overzichten

Voor u zijn met name een overzicht van uitgaven per chauffeur en de bonnetjes makkelijk. Voor de boekhouder zijn 'uitgaven per land' (handig voor BTW terugvordering), uitdraaien op grootboek, boekstuk of bankboek erg handig. Alles is teruggebracht tot één stelpost en hierop bespaart de boekhouder dus tijd. Een kostenbesparing voor u!


Uren rapport

Bij het rapport urenregistratie wordt een duidelijk overzicht gegeven van gereden uren, gerustte uren, stilstandtijd, inclusief kilometers en vrachtauto. Hiermee krijgt u een duidelijk beeld hoeveel uren de chauffeur heeft gereden, gerust en gewerkt in een bepaalde periode.


Ritstaten rapport

Op het ritstaten rapport wordt de complete rit afgedrukt. Hier krijgt u in detail een overzicht van het verloop van de rit en de werkzaamheden van de chauffeur(s).


Rapport BTW-overzicht

Op dit rapport vindt u de gegevens welke nodig zijn voor de BTW-aangifte. Vanzelfsprekend houdt RoadNote rekening met uitgaven binnen en buiten Nederland.

Fust administratie

Op deze rapporten is eenvoudig te zien waar verschillende fust geladen, gelost of geruild is. Tevens is de balans op te vragen per klant, zodat precies te zien is welke klant nog fust krijgt of nog moet krijgen. De informatie is per periode, per rit en/of per chauffeur op te vragen.





 





 

 

Klant gegevens
(terug naar inhoud)

De specifieke klantgegevens die u invoert kunnen door het hele programma gebruikt worden. In het veld adreslabel kunt u de NAW-gegevens van de klant invoeren. Dit adres komt op de factuur te staan. In het aantekeningenveld kunt u overige gegevens invoeren, bijvoorbeeld telefoonnummers, faxnummers, contactpersonen etc.

Aan een klant kan ook een waarschuwing worden gekoppeld. Deze waarschuwing zal worden getoond zodra deze klant op elk willekeurige plaats in het programma wordt geselecteerd. Bijvoorbeeld een waarschuwing met “Deze klant is altijd erg laat met betalen!”.
 


 

 

NIWO-enquête
(terug naar inhoud)

In dit onderdeel kunnen er NIWO-periodes worden ingevoerd. Zodra er een NIWO-periode/week is toegevoegd zal RoadNote u erop wijzen dat u in een NIWO-periode zit, zodat u alle nodige gegevens in kunt vullen.

Aan het einde van de periode kunt u de NIWO-diskette vanuit RoadNote aanmaken en vervolgens opsturen naar de NIWO. Er kan voor het aanmaken van de diskette een rapport opgevraagd worden met de gegevens, zodat precies bekeken kan worden welke gegevens naar de NIWO worden verstuurd.


 

 

Voordelen van RoadNote
(terug naar inhoud)

 

 

 

 

Demo-versie
(terug naar inhoud)

Natuurlijk kunt u RoadNote eerst uitproberen. Op deze site kunt u een running-demo bekijken of downloaden. Ook kunt u bij ons een demo-CD aanvragen .
Tel: +31 (0)36 – 549 22 36.


Meer informatie

Heeft u nog vragen? Bel gerust onze helpdesk: Tel: +31 (0)36 – 549 22 35.